Surat adalah
sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan;
alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada
umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai
alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka
nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Surat pribadi
Surat pribadi
adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
Tidak menggunakan
kop surat
Tidak ada nomor
surat
Salam pembuka dan
penutup bervariasi
Penggunaan bahasa
bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah
surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi:
Menggunakan kop
surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat,
lampiran, dan perihal
Menggunakan salam
pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam
bahasa resmi
Menyertakan cap
atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format
baku
Bagian-bagian
surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri
dari:
Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
Logo
instansi/lembaga
Nomor surat, yakni
urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi
lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis
besar isi surat
Tanggal surat
(penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju
(jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam
pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa
uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat,
berisi
salam penutup
jabatan
tanda tangan
nama (biasanya
disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat,
berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat Niaga
Surat niaga
digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga
adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas
digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat
dinas:
Menggunakan kop
surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor
surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam
pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa
baku atau ragam resmi
Menggunakan cap
atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat
tertentu
Surat Lamaran
Pekerjaan
Surat lamaran
pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat
aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum
surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
Kepala surat
Tempat dan tanggal
pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang
terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
paragraf pembuka
isi surat
paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan dan
nama terang
Ciri-Ciri
Bahasa Surat
Bahasa surat
biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang
jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah
tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan
sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa
yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu,
surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan
kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya
sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan
kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan
persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta
dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat
dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah
sebagai berikut:
1)
Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)
Menghilangkan basa-basi
3)
Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)
Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang
menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku,
tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian
yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang
sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya
dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan
martabat orang lain.
sumber :
.jpg)
0 komentar:
Posting Komentar